01
Gezegd, niet getypt
Je formuleert de taak zoals je hem tegen een collega zou zeggen. Er is geen formulier met velden.
- “Nieuwe taak: mevrouw Visser morgen om negen uur terugbellen”
- “Ik moet vrijdag de offerte naar Jansen sturen”
Taken-app
Een taken-app waarin je taken zegt in plaats van typt.
Een taken-app houdt bij wat je moet doen en wanneer het af moet. In Hey Alix zeg je de taak hardop. De assistent haalt de deadline uit je zin, koppelt de taak aan de klant over wie het gaat en vertelt je later wat er openstaat.
02
De deadline uit je zin
De assistent begrijpt datums zoals mensen ze zeggen en zet er een echte datum bij.
- Morgen, vrijdag, over een week, eind van de maand
- Een tijdstip als je dat noemt
- De datum hoor je terug voordat hij wordt opgeslagen
03
Gekoppeld aan de klant
Noem je een klant, dan komt de taak ook op diens kaart te staan, naast de notities en afspraken.
- Alle open taken per klant bij elkaar
- Bij twee klanten met dezelfde naam vraagt hij welke je bedoelt
04
Vraag wat er openstaat
Je hoeft de lijst niet te openen om te weten waar je staat. Je vraagt het.
- “Wat is er over tijd?”
- “Wat moet er deze week af?”
- “Welke taken staan er open bij De Vries?”
Waarom taken sneuvelen voordat ze in de lijst staan
Een taak ontstaat bijna nooit achter een bureau. Hij ontstaat aan het eind van een telefoontje, bij de voordeur van een klant of op de trap van de steiger. Op dat moment heb je geen zin om een app te openen, een titel te typen, een datum te kiezen en een project te selecteren.
Dus zeg je tegen jezelf dat je het straks doet. Dat “straks” is de plek waar taken verdwijnen. Met de lijst zelf is niets mis; het invoeren kost alleen meer moeite dan het moment toelaat.
Van zin naar taak
In Hey Alix zeg je: “Ik moet dinsdag het werkblad bestellen voor de familie Jansen.” De assistent maakt er een taak van met de titel “Werkblad bestellen”, de datum van aanstaande dinsdag en de familie Jansen als klant. Hij leest dat voor en vraagt of het klopt.
Zeg je ja, dan staat de taak in je takenlijst en op de klantkaart. Zeg je “nee, woensdag”, dan past hij de datum aan en vraagt het opnieuw. Er wordt niets opgeslagen wat je niet hebt gehoord.
Je kunt ook meerdere dingen in één zin kwijt. “Noteer dat ze de lichte kleur kiezen, en ik moet donderdag de tegels bestellen” levert een notitie en een taak op, allebei bij dezelfde klant.
Taken horen bij klanten
In veel takenlijsten staat “bellen over offerte” zonder dat je na een week nog weet wie je moest bellen. In Hey Alix hangt de taak aan de klant. Open je de kaart van De Vries, dan zie je wat er is besproken, wat er gepland staat en wat je nog moet doen.
Dat werkt ook andersom. Vraag je voor een bezoek waar jullie gebleven waren, dan hoor je de open taken erbij. Je loopt dus niet naar binnen zonder te weten dat de tekening nog niet is opgestuurd.
Wat deze taken-app niet doet
Hey Alix is geen projectplanner. Er zijn geen borden met kolommen, geen afhankelijkheden tussen taken en geen tijdregistratie. Taken toewijzen aan collega's of een gedeelde teamlijst bijhouden zit er ook niet in.
Het werkt niet offline, en het stuurt geen e-mail als een deadline nadert. Wie een compleet systeem voor projectbeheer zoekt, heeft iets anders nodig. Hey Alix is er voor de taken van één persoon die veel met klanten praat.
Vandaag en gepland
Vandaag leg je taken vast in een live gesprek in de browser en vraag je zelf wat er openstaat. De lijst staat ook in het dashboard, waar je taken met de hand kunt aanpassen en afvinken. De assistent spreekt nu Pools en Engels; Nederlands staat gepland.
Gepland zijn herinneringen: de assistent die uit zichzelf meldt dat een taak vandaag af moet. Ook apps voor iOS en Android zijn in voorbereiding. Tot die tijd komt het overzicht wanneer jij erom vraagt.
Vragen
Je start een gesprek en zegt wat je moet doen en wanneer, bijvoorbeeld “vrijdag de offerte naar Jansen sturen”. De assistent leest de taak terug en slaat hem op na jouw “ja”.
Ja. Morgen, vrijdag, over een week of volgende maand worden omgezet naar een echte datum. Die datum hoor je terug voordat de taak wordt opgeslagen.
Ja. Je vraagt wat er over tijd is, wat er vandaag af moet of wat er deze week op de lijst staat, en de assistent leest het voor.
Nu nog niet. Je vraagt zelf naar je dag of je open taken. Herinneringen waarbij de assistent zich uit zichzelf meldt, staan gepland.
Ja, met je stem of met de hand in het dashboard. Wijzigingen via de assistent worden eerst teruggelezen en staan daarna in het logboek, waar je ze ongedaan kunt maken.
Lees verder
Hoe ga jij de jouwe noemen?
Zet je op de lijst. De eersten krijgen toegang vóór de publieke lancering.