AI-secretaresse
Een AI-secretaresse is software die het werk van een secretaresse overneemt dat om onthouden en bijhouden draait: aantekeningen maken, de agenda beheren en weten wat er met wie is afgesproken. Hey Alix doet dat in een gesprek. Jij zegt wat er gebeurd is of wat er moet gebeuren, en het staat op de juiste plek.
Na een gesprek zeg je in je eigen woorden wat er is besproken. De notitie komt bij de klant te staan over wie het ging, met de datum erbij.
Een afspraak die je noemt, komt in de agenda in het dashboard. Verzetten of schrappen doe je op dezelfde manier: door het te zeggen.
Vraag naar je dag en je hoort je afspraken en de taken die af moeten. Je hoeft er geen scherm voor door te lezen.
Elke klant heeft een eigen geschiedenis. Vraag waar jullie gebleven waren en je krijgt antwoord uit wat je eerder hebt vastgelegd.
Wie ooit met een goede secretaresse heeft gewerkt, weet dat het werk niet uit typen bestaat. Ze is het geheugen van de zaak. Ze weet dat de familie Bakker nog op een prijsopgave wacht, dat je donderdag niet kunt omdat je dan in Zwolle zit, en dat mevrouw Visser liever na vieren wordt gebeld.
De meeste zelfstandigen en kleine bedrijven hebben zo iemand niet. Het geheugen zit dan in je eigen hoofd, in losse briefjes en in berichten aan jezelf. Dat gaat goed tot het druk wordt, en juist dan gaat het mis.
Een AI-secretaresse neemt dat geheugenwerk over. Ze kan niet alles wat een mens kan, maar het deel dat het vaakst blijft liggen doet ze wel: vastleggen wat er is gezegd en het teruggeven op het moment dat je erom vraagt.
Je opent Hey Alix in de browser, op je telefoon of je computer, en start een gesprek. Je zegt bijvoorbeeld: “Ik kom net bij De Vries vandaan. Hij wil de offerte vóór vrijdag en ik ga er volgende week woensdag om twee uur weer heen.” Daar komen drie dingen uit: een notitie bij De Vries, een taak voor vrijdag en een afspraak op woensdag.
Voordat er iets wordt opgeslagen, hoor je wat ze gaat vastleggen. Pas na jouw “ja” staat het erin. Klopt een naam of een dag niet, dan verbeter je het in dezelfde adem. Elke opgeslagen wijziging komt in een logboek en is daar ongedaan te maken, ook een klant die per ongeluk is verwijderd.
Hey Alix neemt je telefoon niet op en praat niet namens jou met je klanten. Het is geen telefoondienst en geen digitale receptie. Het gesprek is altijd tussen jou en je assistent.
Ze leest, schrijft en verstuurt ook geen e-mail. Vraag je haar om te noteren dat je De Vries moet mailen, dan wordt dat een taak voor jou. De mail zelf schrijf je zelf.
Offertes, facturen en verkooprapporten horen er evenmin bij. Hey Alix houdt klanten, notities, taken en afspraken bij en beantwoordt vragen daarover. Dat is een smal terrein, en dat is zo bedoeld.
Een secretaresse werkt zoals jij dat prettig vindt, en hier is dat niet anders. Je kiest een naam en een stem, en je schrijft in gewone taal op welke regels gelden. Bijvoorbeeld: houd het kort, en vraag bij elke afspraak naar de locatie.
Je kunt ook bestanden uploaden, zoals een prijslijst of je voorwaarden. Vraag je daarna wat je rekent voor jaarlijks onderhoud, dan komt het antwoord uit jouw eigen document en niet uit een gok.
Vandaag werkt Hey Alix als live gesprek in de browser. Je hoeft niets te installeren; je hebt een microfoon en een internetverbinding nodig. De assistent spreekt nu Pools en Engels, en het dashboard is er in die twee talen. Nederlands staat gepland.
Ook gepland: apps voor iOS en Android, herinneringen waarbij de assistent zich uit zichzelf meldt, en handsfree bellen met je assistent via CarPlay. Niets daarvan is nu beschikbaar. Wie op de wachtlijst staat, krijgt bericht zodra er iets bij komt.
Software die het bijhoudwerk van een secretaresse doet: notities maken, afspraken en taken vastleggen en onthouden wat er met wie is afgesproken. Bij Hey Alix gaat dat via een gesprek: jij praat, de assistent legt vast en geeft antwoord als je iets vraagt.
Nee. Hey Alix beantwoordt geen telefoontjes en spreekt niet met je klanten. De assistent werkt alleen voor jou: jij vertelt wat er is gebeurd en vraagt wat je wilt weten.
Nee. Hey Alix leest, schrijft en verstuurt geen e-mail. Je kunt wel een taak laten vastleggen, zoals “De Vries vrijdag mailen”, zodat je het niet vergeet.
Nog niet. De assistent praat nu Pools en Engels en het dashboard is er in die twee talen. Nederlands staat gepland; wie op de wachtlijst staat, krijgt bericht zodra het zover is.
De prijzen van Hey Alix zijn nog niet bekendgemaakt. Er is nu vroege toegang via een wachtlijst; wie daarop staat, hoort de prijzen als eerste.
Lees verder
Zet je op de lijst. De eersten krijgen toegang vóór de publieke lancering.