KI-Sekretärin
Eine KI-Sekretärin ist eine Software, die dir die Schreibarbeit rund um Notizen, Termine und Aufgaben abnimmt. Bei Hey Alix sprichst du mit ihr wie mit einem Menschen: Du sagst, was passiert ist oder was ansteht, und sie trägt es an der richtigen Stelle ein. Sie arbeitet für dich, nicht für deine Kunden – sie geht nicht ans Telefon und schreibt keine E-Mails.
Du erzählst in einem Satz, was beim Kunden besprochen wurde. Daraus wird eine Notiz beim richtigen Kunden, nicht ein Zettel auf dem Beifahrersitz.
Termine sagst du an, sie stehen danach im Kalender von Hey Alix. Verschieben und Absagen geht genauso.
Auf deine Frage liest sie dir den Tag vor: Termine der Reihe nach, dazu die fälligen Aufgaben.
Vor dem nächsten Gespräch fragst du nach dem Stand. Die Antwort kommt aus dem, was du früher zu diesem Kunden gesagt hast.
Wer je ein gutes Sekretariat hatte, weiß, worin der Wert liegt: Man sagt etwas im Vorbeigehen, und es ist erledigt. „Schreiben Sie auf, dass Becker den Vertrag geändert haben will.“ „Tragen Sie mir Dienstag den Termin in Kassel ein.“ „Was liegt heute an?“ Niemand füllt dafür ein Formular aus.
Genau dieser Teil lässt sich heute einer Software übergeben. Hey Alix hört im Gespräch zu, erkennt, was Notiz, Aufgabe, Termin oder Kundeneintrag ist, und legt es ab. Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Programm: Du musst nicht wissen, wo etwas hingehört. Du sagst es, die KI-Sekretärin sortiert.
Eine gute Sekretärin wiederholt, was sie verstanden hat, bevor sie es einträgt. Hey Alix macht das bei jeder Änderung: Sie liest vor, was gespeichert werden soll, und wartet auf dein „Ja“. Hat sie „Becker“ statt „Bäcker“ verstanden, hörst du es sofort und korrigierst im selben Atemzug.
Was gespeichert ist, steht in einem Protokoll. Jede Änderung lässt sich dort rückgängig machen – auch ein versehentlich gelöschter Kunde kommt samt seinen Einträgen zurück. Das ist die Sicherheit, die man von einer Person erwartet, der man seine Unterlagen anvertraut.
Für alle, die ein Sekretariat brauchen könnten, aber keines haben: Handwerksmeister mit drei Baustellen, Versicherungsmaklerinnen, Berater, Immobilienleute, Außendienst. Menschen, deren Arbeitstag aus Gesprächen besteht und deren Büro das Auto ist.
Die typische Situation: Du kommst vom Kunden, hast fünf Minuten bis zum nächsten Termin und den Kopf voller Zusagen. Du parkst, sprichst zwei Sätze, hörst die Bestätigung und fährst weiter. Gesprochen wird im Stand, nicht im Verkehr – es gelten die Verkehrsregeln. Am Abend ist nichts nachzutragen.
Dazu kommt das eigene Wissen der Firma. Lädst du deine Preisliste hoch, schlägt die KI-Sekretärin darin nach, wenn du unterwegs nach einem Preis fragst – so wie eine Kollegin im Büro den Ordner aufschlagen würde.
Hey Alix ist kein Telefonservice. Sie nimmt keine Anrufe für dich entgegen, spricht nicht mit deinen Kunden und vereinbart keine Termine mit Dritten. Wer ein KI-Sekretariat sucht, das das Firmentelefon abhebt, sucht ein anderes Produkt.
Sie liest, schreibt und verschickt auch keine E-Mails. Und sie zeichnet keine fremden Gespräche auf: Sie hört nur dir zu, wenn du mit ihr sprichst.
Heute läuft Hey Alix im Browser, auf dem Handy und am Computer, ohne Installation. Du brauchst ein Mikrofon und eine Internetverbindung. Der Zugang ist früh und läuft über eine Warteliste; Preise sind noch nicht bekannt.
Geplant sind Apps für iOS und Android, Erinnerungen, bei denen sich die Sekretärin von selbst meldet, und der freihändige Anruf über CarPlay. Nichts davon ist heute verfügbar. Gesprochen wird derzeit auf Polnisch und Englisch; Deutsch ist geplant, und die Warteliste erfährt es zuerst.
Eine Software, die Aufgaben eines Sekretariats übernimmt. Bei Hey Alix heißt das: Sie macht aus dem, was du sagst, Notizen, Aufgaben mit Termin, Kalendereinträge und Kundeneinträge – und gibt dir auf Nachfrage Auskunft darüber.
Nein. Hey Alix nimmt keine Anrufe an und spricht nicht mit deinen Kunden. Sie ist deine persönliche Sekretärin für Notizen, Aufgaben und Termine, kein Telefonservice.
Nein. Hey Alix liest, schreibt und sendet keine E-Mails. Du kannst dir aber eine Aufgabe anlegen lassen, etwa „Müller bis Freitag das Angebot schicken“.
Noch nicht. Der Assistent und die Oberfläche arbeiten heute auf Polnisch und Englisch. Deutsch ist geplant; wer auf der Warteliste steht, wird informiert, sobald es so weit ist.
Sie liest jede Änderung vor, bevor sie speichert, und wartet auf dein „Ja“. Rutscht trotzdem etwas Falsches durch, machst du es im Protokoll rückgängig.
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