Secretaria IA
Una secretaria IA es un asistente con inteligencia artificial que se ocupa de apuntar, agendar y recordar, como lo haría una secretaria personal. Con Hey Alix eso se hace hablando: cuentas qué ha pasado o qué hay que hacer y queda convertido en notas, tareas, reuniones y fichas de clientes. No contesta tu teléfono ni escribe tus correos; se ocupa de que no se pierda nada de lo que dijiste.
Le cuentas lo que acaba de pasar y lo deja escrito donde corresponde: en la ficha del cliente, no en un cuaderno ni en un papel suelto.
Una reunión se crea con una frase y aparece en el calendario del panel. Si cambia la hora, se lo dices.
Preguntas por tu día y te lo lee en voz alta: primero las reuniones, después las tareas que vencen.
Antes de una llamada o de una visita preguntas en qué quedaste con esa persona, y responde a partir de su historial.
Quien ha trabajado con una buena secretaria sabe que su valor no está en teclear rápido. Está en que le dices algo de pasada, en el pasillo o al colgar el teléfono, y eso deja de ser tu problema: queda apuntado, tiene fecha y vuelve a aparecer cuando hace falta.
Ese trabajo se compone de cuatro cosas: tomar nota de lo que se dijo, llevar la agenda, avisarte de lo que tienes por delante y acordarse de la historia de cada persona con la que tratas. Hey Alix hace esas cuatro cosas. La diferencia es que no hay nadie en la mesa de al lado: la secretaria está en el navegador de tu teléfono o de tu ordenador y le hablas cuando la necesitas.
Sales de una reunión, abres Hey Alix y dices: «Estuve con los Navarro. Quieren el presupuesto para el viernes y el jueves a las diez les llevo el contrato». No has elegido ningún campo ni has abierto ningún formulario.
La secretaria te responde con lo que ha entendido: una nota en la ficha de los Navarro, una tarea para el viernes y una reunión el jueves a las diez. Pregunta si lo guarda. Hasta que no dices «sí», no se escribe nada. Si se ha equivocado de día o de cliente, lo corriges en ese momento.
Lo que se guarda queda en un registro de cambios. Ahí ves qué añadió, qué modificó y qué borró, y cada cambio se puede deshacer, incluso un cliente borrado.
Conviene decirlo con claridad, porque la palabra «secretaria» se usa también para servicios muy distintos. Hey Alix trabaja para ti y contigo; no habla con nadie más.
Sabe lo que tú le cuentas y lo que subes, por ejemplo una lista de precios. No se entera de nada por su cuenta.
Hoy Hey Alix funciona en el navegador, en el teléfono y en el ordenador. No hay nada que instalar: hace falta un micrófono y conexión a internet. Está en acceso anticipado, con lista de espera, y los precios todavía no se han anunciado.
La secretaria habla hoy polaco e inglés, y el panel está en esos dos idiomas. El español está previsto; quienes estén en la lista de espera recibirán el aviso.
También están previstas las apps para iOS y Android, los recordatorios en los que la secretaria te avisará por su cuenta (una tarea que vence, un cliente que espera respuesta, una reunión dentro de una hora) y la posibilidad de llamarla con manos libres por CarPlay, siempre respetando las normas de tráfico. Nada de eso está disponible todavía.
Tú decides cómo se llama, con qué voz habla y qué normas sigue: que sea breve, que te trate de usted, que vigile los plazos de los presupuestos. Las normas se escriben con tus palabras y las cambias en los ajustes cuando quieras.
Si subes archivos, como tu lista de precios o tus condiciones, responde a partir de ellos. «¿Cuánto cobramos por la revisión anual?» tiene respuesta sin que busques el documento.
Un asistente con inteligencia artificial que hace el trabajo de apuntar, agendar y recordar de una secretaria personal. En Hey Alix le hablas: lo que dices se convierte en notas, tareas con fecha, reuniones y fichas de clientes, y te responde cuando preguntas por tu día.
No. Hey Alix no atiende el teléfono ni habla con tus clientes. Es una secretaria para ti: le dictas lo que pasó y le preguntas lo que necesitas saber.
Todavía no. Hoy la secretaria habla polaco e inglés y el panel está en esos dos idiomas. El español está previsto, y avisaremos a quienes estén en la lista de espera.
No. Hey Alix no lee, no redacta y no envía correos. Puede guardarte una tarea, por ejemplo «enviar el presupuesto a García el viernes», pero el correo lo escribes tú.
No. Lee cada cambio en voz alta y solo lo guarda después de tu «sí». Lo guardado aparece en un registro y se puede deshacer.
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