Yapay zeka sekreter: siz söylersiniz, o yazar ve hatırlar.Yapay zeka sekreter: siz söylersiniz, o yazar ve hatırlar.

İyi bir sekreterin işi dört şeye iner: söyleneni yazar, ajandayı tutar, sabah size günün programını söyler ve geçen ay kiminle ne konuşulduğunu sizden iyi hatırlar. Bunların hiçbiri gösterişli işler değildir, ama biri aksadığında gün dağılır: söz verilen teklif unutulur, iki randevu aynı saate denk gelir, müşteri “bunu geçen sefer konuşmuştuk” der.

Tek başına çalışan ya da küçük bir ekibi yöneten çoğu kişinin sekreteri yoktur. Bu dört iş akşama, defter kenarlarına ve telefondaki dağınık notlara kalır. Yapay zeka sekreter fikri tam burada işe yarar: yazma işini sizden alır, siz yalnızca konuşursunuz. Üstelik bunun için yeni bir alışkanlık edinmeniz gerekmez; zaten bir meslektaşınıza anlatacağınız şeyi anlatırsınız.

Buradaki “sekreter” sözcüğünü dar anlamıyla alın. Kapıdaki misafiri karşılayan ya da santrale bakan biri değil; yanınızda oturup söylediğinizi deftere geçiren, sonra da o defteri sizden iyi bilen biri. Hey Alix'in üstlendiği rol budur ve bu sayfanın geri kalanı o rolün neleri kapsadığını, neleri kapsamadığını anlatır.

Tarayıcıyı açar, mikrofona izin verir ve konuşmaya başlarsınız. “Bugün Demirler'le görüştüm, cumaya kadar teklif istiyorlar, perşembe saat onda da sözleşmeyle gideceğim” dediğinizde asistan bu cümleyi ayırır: Demirler'in kaydına bir not, cuma tarihli bir görev, perşembe 10:00'a bir toplantı.

Kaydetmeden önce ne yazacağını size geri okur ve “evet” demenizi bekler. Yanlış anladıysa o anda düzeltirsiniz. Sessizce kaydedilen hiçbir şey yoktur. Eksik bir şey varsa sorar: iki ayrı Ahmet Bey kayıtlıysa hangisini kastettiğinizi, tarih söylemediyseniz işin ne zamana olduğunu.

Asistana bir ad, bir ses ve uyacağı kurallar verirsiniz. Fiyat listeniz gibi dosyaları yükleyebilirsiniz; “yıllık bakım için ne kadar alıyoruz?” diye sorduğunuzda cevabı o dosyadan verir.

Hey Alix telefon cevaplama hizmeti değildir. Sizi arayan müşterilerle konuşmaz, çağrılarınızı karşılamaz, sizin adınıza kimseyi aramaz. Yalnızca sizinle konuşur.

E-posta okumaz, yazmaz ve göndermez. Başkalarının toplantılarını ya da telefon görüşmelerini kaydetmez, dökümünü çıkarmaz. Teklif, fatura ya da satış hattı hazırlamaz. İnternet bağlantısı olmadan çalışmaz.

Bunu baştan söylüyoruz, çünkü “sekreter” denince akla ilk gelen şeylerden biri telefona bakmaktır. Aradığınız şey çağrılarınızı karşılayan bir hizmetse Hey Alix doğru araç değildir. Aradığınız şey, görüşmelerinizden sonra kayıtlarınızı düzenli tutan biriyse doğru yerdesiniz.

• Telefonlarınıza bakmaz
• E-posta yazmaz, göndermez
• Görüşmeleri kaydetmez; yalnızca sizin anlattığınızı yazar

Bugün: telefonda ve bilgisayarda tarayıcıda canlı sesli sohbet, notlar, tarihli görevler, panelin içindeki takvimde toplantılar, müşteri kayıtları, sorduğunuzda günün özeti ve geri alınabilen değişiklik günlüğü. Yüklenecek bir şey yoktur; mikrofon ve internet bağlantısı yeter.

Planlananlar: iOS ve Android uygulamaları, asistanın kendiliğinden söz alıp hatırlatma yapması (süresi gelen görev, cevap bekleyen müşteri, bir saat sonraki toplantı) ve CarPlay üzerinden eller serbest arama. Bunlar henüz yok.

Asistan ve panel bugün yalnızca Lehçe ve İngilizce çalışıyor. Türkçe planlanıyor; hazır olduğunda bekleme listesindekilere haber vereceğiz.

Bir sekretere güvenmenin şartı, ne yazdığını bilmektir. Hey Alix her değişikliği önce okur, onayınızdan sonra kaydeder. Kaydedilen her değişiklik bir günlükte durur ve geri alınabilir; yanlışlıkla silinen bir müşteri de bütün kayıtlarıyla geri gelir.

Her hesabın verisi diğer hesaplardan yalıtılmıştır ve bağlantı şifrelidir.

Günlük, yalnızca hataları düzeltmek için değildir. Asistanın sizin adınıza neyi, ne zaman yazdığını oradan görürsünüz. Bir insan sekreterle çalışırken de beklenen budur: işi devredersiniz, ama neyin yapıldığını her zaman kontrol edebilirsiniz.