01
Elle prend des notes
Vous racontez l'échange avec vos mots, comme à une collègue. La note arrive sur la fiche du bon client, datée.
- « Note que Morel veut le devis d'ici vendredi »
- « Retiens que Mme Renard préfère qu'on l'appelle le matin »
Secrétaire IA
Une secrétaire IA qui note, planifie et se souvient pour vous.
Une secrétaire IA est un assistant à qui vous dites ce qui s'est passé et ce qu'il reste à faire, et qui le range à votre place. Hey Alix prend la note, inscrit le rendez-vous, crée la tâche avec son échéance et vous répond quand vous demandez ce qui vous attend. Vous parlez, elle classe.
02
Elle tient l'agenda
Un rendez-vous se fixe en une phrase et s'inscrit dans le calendrier du tableau de bord. Les dates se disent comme dans la vie.
- Demain, vendredi, dans une semaine
- « Cale-moi un rendez-vous avec les Dubois jeudi à dix heures »
03
Elle vous dit ce qui vous attend
Vous posez la question, elle lit votre journée : les rendez-vous dans l'ordre, puis les tâches à faire.
- « Qu'est-ce que j'ai aujourd'hui ? »
- « Et demain ? »
- Réponse à voix haute, sans ouvrir un écran
04
Elle se souvient de qui a dit quoi
Avant de rappeler quelqu'un, vous demandez où vous en étiez. La réponse vient de l'historique du client.
- « Où en est-on avec les Lambert ? »
- Contacts, notes et faits à retenir sur chaque fiche
Ce que fait une secrétaire, et ce que Hey Alix en reprend
Une bonne secrétaire fait quatre choses que l'on remarque surtout quand elles manquent. Elle écrit ce qui vient d'être dit avant que ce soit oublié. Elle tient l'agenda. Elle rappelle le matin ce que la journée contient. Et elle se souvient de ce que M. Morel avait demandé il y a trois semaines.
Hey Alix reprend ces quatre gestes, par la conversation. Vous sortez d'un rendez-vous, vous dites en une phrase ce qui a été convenu, et la phrase devient une note, une tâche pour vendredi et un rendez-vous jeudi. Le lendemain, vous demandez votre journée et vous l'entendez.
La différence avec un carnet ou une application de notes, c'est que rien ne reste en vrac. Chaque élément va à sa place : sur la fiche du client, dans la liste des tâches, dans le calendrier.
Rien n'est écrit sans votre accord
On ne confie pas son agenda à quelqu'un qui écrit sans prévenir. Hey Alix relit chaque modification avant de l'enregistrer : « Une tâche pour vendredi, pour les Dubois. J'enregistre ? » Tant que vous n'avez pas dit oui, rien ne change.
Si une erreur passe quand même, elle se rattrape. Toutes les modifications enregistrées figurent dans un journal, et chacune peut être annulée, y compris la suppression d'un client avec ce qui lui était rattaché.
Une secrétaire à votre façon
Vous choisissez son nom et sa voix. Vous lui donnez aussi des règles, écrites avec vos mots : faire court, toujours demander l'échéance d'un devis, vouvoyer. Elle les suit à chaque conversation.
Vous pouvez lui confier des fichiers, une grille tarifaire par exemple. Quand vous demandez le prix d'une prestation, elle répond à partir de ce document et non de mémoire.
Ce qu'elle ne fait pas
Le mot « secrétaire » peut laisser attendre davantage ; autant être clair. Hey Alix ne décroche pas votre téléphone et ne parle pas à vos clients à votre place : ce n'est pas un standard ni un service de permanence téléphonique. La conversation se passe entre vous et elle.
Elle ne lit pas vos e-mails, n'en rédige pas et n'en envoie pas. Elle n'enregistre pas et ne transcrit pas les réunions ou les appels d'autres personnes. Elle n'établit ni devis ni factures.
- Pas de réponse aux appels entrants
- Pas d'e-mails lus, écrits ou envoyés
- Pas de transcription de réunions
Aujourd'hui et ensuite
Aujourd'hui, Hey Alix fonctionne dans le navigateur, sur téléphone et sur ordinateur. Il n'y a rien à installer ; il faut un micro et une connexion internet. L'accès est anticipé et passe par une liste d'attente ; les tarifs ne sont pas encore annoncés.
Sont prévus : des applications iOS et Android, des rappels où l'assistant prendra la parole de lui-même (une tâche arrivée à échéance, un rendez-vous dans une heure) et l'appel mains libres par CarPlay. Rien de cela n'est disponible pour l'instant.
Questions
Un assistant qui reprend le travail d'organisation d'une secrétaire : prendre des notes, tenir l'agenda, suivre les tâches et retrouver ce qui a été dit. Avec Hey Alix, tout passe par la voix : vous parlez, elle range.
Non, pas Hey Alix. Elle ne prend pas vos appels et ne parle pas à vos clients. Elle travaille pour vous seul : vous lui dites ce qui s'est passé et elle tient vos notes, vos tâches et vos rendez-vous.
Pas encore. Aujourd'hui, l'assistant parle polonais et anglais, et le tableau de bord n'existe que dans ces deux langues. Le français est prévu ; les personnes inscrites sur la liste d'attente seront prévenues dès qu'il sera prêt.
Non. Hey Alix ne lit pas, ne rédige pas et n'envoie pas d'e-mails. Elle peut en revanche créer une tâche « répondre à Mme Renard » pour demain, afin que vous n'oubliiez pas de le faire.
Non. Aujourd'hui, tout se passe dans le navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur, avec un micro et une connexion internet. Des applications iOS et Android sont prévues.
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