01
La journée en un coup d'oreille
Rendez-vous et tâches du jour sont lus ensemble, dans l'ordre. Vous savez ce qui est fixe et ce qui peut bouger.
- « Qu'est-ce que j'ai aujourd'hui ? »
- Les rendez-vous à heure fixe, puis les tâches
Agenda IA
Un agenda IA : votre planning de la journée, à voix haute.
Un agenda IA est un agenda que l'on tient en parlant à un assistant plutôt qu'en remplissant des cases. Hey Alix réunit dans la même journée vos rendez-vous et vos tâches, vous la lit quand vous le demandez et la modifie quand vous le dites.
02
Demain, la veille au soir
Vous demandez la journée suivante avant de fermer la porte, et vous préparez ce qu'il faut.
- « Qu'est-ce que j'ai demain ? »
- « Qui est-ce que je vois vendredi ? »
03
Déplacer en le disant
Un rendez-vous change d'heure ou de jour en une phrase. L'assistant relit le changement avant de l'enregistrer.
- « Décale le rendez-vous à seize heures »
- « Reporte Morel à jeudi, même heure »
04
Préparer la semaine
Vous fixez les rendez-vous et les tâches des jours à venir à la suite, dans la même conversation.
- « Lundi dix heures chez les Dubois, mardi le devis Lambert »
- « Qu'est-ce qui est prévu cette semaine ? »
Une journée, ce sont des rendez-vous et des tâches
Un agenda classique montre les rendez-vous. Une liste de tâches montre le reste. Or la journée réelle est faite des deux : la visite de neuf heures chez Morel, le contrat à signer à midi et demi, et entre les deux le devis à envoyer et la commande à passer.
Hey Alix les garde ensemble. Quand vous demandez votre journée, vous entendez d'abord ce qui est à heure fixe, puis ce qui doit être fait dans la journée. C'est la différence entre un calendrier et un planning.
Ce qui est prévu demain
La question la plus utile se pose la veille. « Qu'est-ce que j'ai demain ? » : trois rendez-vous, le premier à neuf heures avec Morel. Vous savez à quelle heure partir et quels documents emporter.
Vous pouvez poursuivre la conversation sur un point précis : « Où en est-on avec Morel ? » L'assistant répond à partir de l'historique du client, et vous arrivez en sachant ce qui avait été dit la dernière fois.
Un rendez-vous qui bouge
Un client appelle pour décaler. Vous dites : « Déplace le rendez-vous avec Mme Renard de jeudi à vendredi, dix heures. » L'assistant vous relit le changement, vous confirmez, le calendrier est à jour.
Une annulation fonctionne de la même manière, avec la même précaution : « Je vais supprimer la présentation du devis, demain à neuf heures. Vous confirmez ? » Si vous changez d'avis après coup, la suppression s'annule depuis le journal.
Planifier la semaine en cinq minutes
Le vendredi soir ou le lundi matin, vous déroulez la semaine à voix haute. Les rendez-vous déjà fixés sont relus ; vous ajoutez ceux qui manquent et vous répartissez les tâches sur les jours qui ont de la place.
Les dates se disent naturellement : « mercredi », « vendredi prochain », « dans une semaine ». L'assistant annonce le jour qu'il a compris, ce qui évite les malentendus sur le « prochain ».
- Relire ce qui est déjà fixé
- Ajouter rendez-vous et tâches à la suite
- Demander le récapitulatif de la semaine
Les limites, et ce qui est prévu
Le calendrier de Hey Alix se trouve dans le tableau de bord de Hey Alix ; c'est là que vos rendez-vous sont enregistrés. Il est personnel : on ne voit pas la disponibilité d'autres personnes et l'assistant n'envoie pas d'invitations. Il ne propose pas de créneaux à vos clients et ne prend pas de rendez-vous à votre place par téléphone ou par e-mail.
Aujourd'hui, c'est vous qui demandez votre journée. Sont prévus : des rappels où l'assistant vous signalera de lui-même un rendez-vous dans une heure, des applications iOS et Android, et l'appel mains libres par CarPlay. Pour l'heure, tout se passe dans le navigateur, avec un micro et une connexion internet.
Questions
Un agenda tenu par un assistant à qui vous parlez. Vous dites les rendez-vous et les tâches, il les inscrit après vous les avoir relus, et il vous lit votre journée quand vous la demandez.
Vous dites lequel et quand, par exemple « décale le rendez-vous de demain avec Morel à seize heures ». L'assistant relit le changement et l'enregistre après votre oui.
Oui. Quand vous demandez votre journée, vous entendez les rendez-vous et les tâches du jour. Les deux sont aussi visibles dans le tableau de bord.
Pas aujourd'hui. Vous demandez ce qui est prévu et il vous le lit. Des rappels où il vous préviendra de lui-même, par exemple une heure avant, sont prévus.
Entre deux rendez-vous, à l'arrêt : lancer la conversation demande un geste sur l'écran. L'appel mains libres par CarPlay est prévu. Dans tous les cas, respectez le code de la route.
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