01
Sagen statt tippen
Eine Aufgabe ist ein Satz. Kein Titel-Feld, kein Datumswähler, keine Kategorie.
- „Neue Aufgabe: Frau Fuchs morgen um neun zurückrufen“
- Mehrere Aufgaben in einem Atemzug
Aufgabenverwaltung
Aufgabenverwaltung, bei der du die Aufgabe einfach sagst.
Aufgabenverwaltung heißt, festzuhalten, was zu tun ist, bis wann und für wen. Hey Alix ist ein Aufgabenplaner, den du per Sprache bedienst: Du sagst die Aufgabe, der Assistent versteht die Frist, hängt sie an den richtigen Kunden und sagt dir später, was fällig ist.
02
Fristen, wie man sie sagt
Der Assistent rechnet gesprochene Zeitangaben in ein Datum um und liest es dir zur Kontrolle vor.
- Morgen, am Freitag, in einer Woche
- Mit oder ohne Uhrzeit
03
Aufgaben am Kunden
Nennst du einen Kunden, landet die Aufgabe auf seiner Karte – neben Notizen und Terminen.
- „Was ist bei Müller noch offen?“
- Der Zusammenhang bleibt erhalten
04
Fragen statt filtern
Den Überblick holst du dir mit einer Frage, nicht mit einer Ansicht, die du erst einstellen musst.
- „Was ist überfällig?“
- „Was ist diese Woche fällig?“
- „Was habe ich morgen?“
Warum Aufgabenlisten verwaisen
Fast jeder hat schon einmal einen Aufgabenplaner eingerichtet, zwei Wochen gepflegt und dann vergessen. Der Grund ist selten das Programm. Der Grund ist der Moment: Die Aufgabe entsteht im Gespräch, an der Haustür des Kunden, am Telefon mit dem Lieferanten. Das Programm ist in diesem Moment drei Handgriffe entfernt.
Also bleibt die Aufgabe im Kopf, und der Kopf ist kein Ablagesystem. Eine Aufgabenverwaltung funktioniert nur, wenn das Eintragen kürzer dauert als der Gedanke „das merke ich mir schon“.
Sprache schafft das. Ein gesprochener Satz dauert wenige Sekunden und braucht weder freie Hände noch einen Blick auf den Bildschirm. Darum ist Hey Alix um das Gespräch herum gebaut und nicht um ein Formular, in das man zusätzlich hineinsprechen kann.
So entsteht eine Aufgabe
Du sagst: „Erinnere mich am Freitag daran, Familie Wagner das Angebot zu schicken.“ Der Assistent antwortet: „Eine Aufgabe für Freitag, bei Familie Wagner. Speichern?“ Du sagst „Ja“. Das war es.
Fehlt etwas, fragt er nach – etwa, welcher Wagner gemeint ist, wenn es zwei gibt. Hat er das Datum falsch verstanden, korrigierst du es, bevor es gespeichert wird. Und eine Aufgabe, die doch falsch im System steht, nimmst du über das Protokoll zurück.
Erledigtes meldest du genauso: „Das Angebot für Wagner ist raus.“ Der Assistent nennt die Aufgabe, die er abhakt, und wartet auf deine Bestätigung. Verschiebt sich etwas, sagst du das neue Datum – „mach daraus Montag“ –, und die Frist ändert sich.
Aufgaben, die zu jemandem gehören
In vielen Berufen ist eine Aufgabe nie nur eine Aufgabe. „Kostenvoranschlag schicken“ gehört zu Familie Schneider, zu einem Gespräch vom Dienstag und zu einer Notiz über das Budget. Steht die Aufgabe allein in einer Liste, fehlt die Hälfte.
Bei Hey Alix liegt die Aufgabe auf der Karte des Kunden. Fragst du vor dem Anruf nach dem Stand, hörst du beides: was zuletzt besprochen wurde und was noch offen ist. Private Aufgaben ohne Kunden – Auto zum TÜV, Geschenk für die Mutter – gehen genauso.
Der Nutzen zeigt sich bei der Wochenfrage. „Was ist diese Woche fällig?“ liefert dir nicht nur Stichworte, sondern Aufgaben mit Namen dahinter: Angebot für Wagner, Rückruf bei Frau Fuchs, Unterlagen für Hoffmann. Du siehst sofort, wem du etwas schuldest.
Was diese Aufgabenverwaltung nicht ist
Hey Alix ist kein Projektwerkzeug für Teams. Es gibt keine Zuweisung an Kollegen, keine gemeinsamen Boards und keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Es ist die Aufgabenverwaltung einer Person, die viel unterwegs ist.
Aufgaben werden auch nicht aus E-Mails erzeugt: Hey Alix liest keine Post. Und ohne Internetverbindung funktioniert das Gespräch nicht.
Zeiterfassung und Projektpläne mit Meilensteinen gehören ebenfalls nicht dazu. Die Liste sagt dir, was zu tun ist, für wen und bis wann. Für viele Selbstständige ist genau das die Aufgabenverwaltung, die sie am Ende wirklich benutzen.
Heute verfügbar, später geplant
Heute legst du Aufgaben mit Frist an, hakst sie ab, änderst sie und fragst sie ab – im Browser auf Handy und Computer. Die Aufgabe steht dann in deiner Liste; der Assistent nennt sie dir, wenn du nach deinem Tag fragst.
Noch nicht verfügbar ist, dass er sich bei einer fälligen Aufgabe von selbst meldet. Diese Erinnerungen sind geplant, ebenso Apps für iOS und Android. Der Assistent spricht derzeit Polnisch und Englisch; Deutsch ist geplant.
Fragen
Du sagst sie in einem normalen Satz, mit Frist und gegebenenfalls Kunde. Der Assistent liest vor, was er anlegen will, und speichert nach deinem „Ja“.
Ja. Zeitangaben wie morgen, am Freitag oder in einer Woche werden in ein Datum umgerechnet. Du hörst das Datum, bevor gespeichert wird.
Nein. Hey Alix verwaltet deine eigenen Aufgaben. Zuweisungen im Team gehören nicht zum Funktionsumfang.
Heute erfährst du Fälliges, wenn du danach fragst, etwa mit „Was ist überfällig?“. Dass der Assistent sich von selbst meldet, ist geplant und noch nicht verfügbar.
Jede gespeicherte Änderung steht im Protokoll. Dort machst du das Löschen rückgängig, und die Aufgabe ist wieder da.
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