KI-Assistenz für Geschäftsführer: der Überblick, den sonst das Vorzimmer liefert.KI-Assistenz für Geschäftsführer: der Überblick, den sonst das Vorzimmer liefert.

In einer Firma mit acht oder fünfzehn Leuten gibt es selten ein Vorzimmer. Der Geschäftsführer ist Vertrieb, Personalabteilung und oft noch Bauleiter. Was mit dem Lieferanten besprochen wurde, was der Großkunde zugesagt bekam, wann der Steuerberater die Unterlagen braucht – das alles liegt in einem einzigen Gedächtnis.

Dieses Gedächtnis ist gut, aber nicht um 18 Uhr nach dem neunten Gespräch. Dinge gehen nicht verloren, weil sie unwichtig wären, sondern weil zwischen dem Gespräch und dem Schreibtisch vier weitere Gespräche lagen.

Ein Notizbuch hilft nur, wenn man es aufschlägt, und ein Programm nur, wenn man es öffnet. Beides kostet genau die Minute, die zwischen zwei Terminen fehlt. Sprechen kostet sie nicht: Ein Satz auf dem Weg vom Besprechungsraum zum Auto genügt.

Ein Assistent der Geschäftsleitung beginnt den Tag mit einem Satz: Das liegt heute an. Bei Hey Alix holst du dir diesen Satz selbst ab. „Was habe ich heute?“ – und du hörst die Termine und die fälligen Aufgaben, während du die Jacke anziehst.

Vor einem Gespräch reicht eine zweite Frage: „Wie ist der Stand bei der Schreinerei Wagner?“ Die Antwort stammt aus deinen eigenen Notizen und Aufgaben zu diesem Kunden. Du gehst mit dem letzten Stand hinein, nicht mit dem ungefähren.

Dasselbe gilt für Zahlen. Liegt deine Preisliste als Datei in Hey Alix, fragst du vor dem Gespräch nach dem Satz für die Jahreswartung und bekommst die Antwort aus deinem eigenen Dokument.

Die meisten verlorenen Aufträge scheitern nicht am Preis, sondern an einem Rückruf, der nie kam. Deshalb lohnt es sich, jede Zusage in dem Moment festzuhalten, in dem sie fällt. „Frau Yilmaz bekommt bis Donnerstag die überarbeitete Kalkulation“ – der Assistent versteht das Datum, liest die Aufgabe vor und speichert nach deinem „Ja“.

Ende der Woche fragst du: „Was ist überfällig?“ Du bekommst eine Liste, keine Schuldgefühle. Was erledigt ist, hakst du mit einem Satz ab.

• Aufgaben hängen am Kunden, nicht in der Luft
• Termine so verstanden, wie du sie sagst
• Überfälliges auf eine Frage hin

Hey Alix ist die Assistenz einer einzelnen Person. Es verteilt keine Aufgaben an Mitarbeiter und führt keine gemeinsamen Listen für das Team. Es ist keine Vertriebssoftware mit Angebotsphasen, Kalkulationen oder Rechnungen.

Es nimmt keine Anrufe entgegen, liest und schreibt keine E-Mails und protokolliert keine Besprechungen, indem es mithört. Du hältst selbst fest, was vereinbart wurde – in zwei Sätzen, direkt danach.

Das ist weniger, als ein großes System verspricht, und für eine kleine Firma oft genau das Richtige: kein Einführungsprojekt, keine Schulung, keine Pflichtfelder. Du gibst dem Assistenten einen Namen, eine Stimme und ein paar Regeln und fängst an.

Heute sprichst du mit Hey Alix im Browser, am Handy oder am Rechner im Büro. Zwischen zwei Terminen heißt das: geparkt, nicht während der Fahrt – es gelten die Verkehrsregeln. Der Zugang läuft über eine Warteliste; Preise sind noch nicht bekannt. Der Assistent spricht derzeit Polnisch und Englisch, Deutsch ist geplant.

Geplant sind Apps für iOS und Android, Erinnerungen, bei denen der Assistent sich selbst meldet – etwa eine Stunde vor einem Termin oder wenn ein Kunde auf Antwort wartet –, und der freihändige Anruf über CarPlay.